Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?

Komunikacja wewnętrzna wpływa na motywację zatrudnionych. Dobrze poinformowany pracownik czuje się ważną, integralną częścią całej firmy, nie tylko zespołu, z którym współpracuje na co dzień. Zaczyna utożsamiać się z reprezentowanymi wartościami oraz misją, a praca staje się dla niego czymś więcej niż tylko sposobem na zarabianie pieniędzy. Skuteczna komunikacja pozwala wyeliminować plotki i niedomówienia, które bardzo często stają się przyczyną konfliktów. Warto pamiętać, że spory w zespołach wpływają negatywnie na funkcjonowanie całej firmy.

Błędy w komunikacji są więc przyczyną negatywnej atmosfery, która rzutuje nie tylko na spadek efektywności pracowników, ale także na wizerunek firmy na zewnątrz. Z badań wynika, że większość kryzysowych sytuacji w zakresie PR ma miejsce z powodu kroków podejmowanych przez byłych zatrudnionych.

Dlaczego?

Pracownicy coraz częściej dzielą się swoimi opiniami nie tylko z rodziną i znajomymi, ale także w Internecie – na profilach w mediach społecznościowych albo forach. Z kolei zadowolony pracownik może pomóc stworzyć pozytywny wizerunek na zewnątrz. Skuteczna komunikacja przyczynia się również do zwiększenia lojalności wśród pracowników.

Poza tym, dzięki prawidłowemu obiegowi informacji, możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji, lepsze planowanie działań oraz kontrolowanie postępów w realizacji wykonywanych zadań. Pracownicy posiadający rozległą wiedzę na temat funkcjonowania różnych obszarów firmy są w stanie efektywniej wykonywać swoje zadania.

Zasady komunikacji wewnętrznej

1. Postaw na system dopasowany do potrzeb.

Nie ma jednego uniwersalnego systemu komunikacji. Każda firma musi wypracować swoje własne zasady, które odpowiadały będą jej potrzebom. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim wielkość firmy oraz grupę odbiorców. Zupełnie inaczej proces będzie przebiegał w kilku osobowej firmie a inaczej w międzynarodowej korporacji. Działania należy również dostosować do branży i posiadanych zasobów.

2. Rozmawiaj

W wielu przedsiębiorstwach komunikacja przybiera formę monologu. Informacje przekazywane są w postaci emalii lub powiadomień. Ważne jest dostarczenie miejsca w którym pracownicy mogą wyrazić swoją opinię czy zadać pytanie, np. poprzez opcję komentarzy lub wiadomości prywatnych na platformie internetowej.

3. Zadbaj o wystarczającą ilość informacji.

Zbyt duża ilość wiadomości może przytłoczyć. Często dochodzi do sytuacji, gdy pracownik zamiast wykonywać swoje zadania stara się połapać w docierających do niego komunikatach. System komunikacji ma pomóc w codziennej pracy, a nie ją utrudniać.

Połącz firmę siecią

Przykładem internetowej platformy usprawniającej komunikację wewnętrzną w firmie jest Intranet. Jedną z zalet serwisu jest możliwość przesyłania komunikatów do konkretnych grup odbiorców. Dzięki temu wiadomości mogą docierać do osób, które są nimi faktycznie zainteresowane. Pozwala to na personalizowanie komunikatów i jeszcze lepsze ich przyswajanie.

Dzięki wykorzystaniu mechanizmów mediów społecznościowych platforma jest miejscem, gdzie pracownicy chętnie angażują się w komentowanie, wymianę wiadomości i dzielenie się informacjami.

Poza tym Intranet daje również możliwość zamieszczenia informacji dotyczących pracowników. Każdy posiada profil, na którym zaleźć można podstawowe dane takie jak stanowisko, numer telefonu czy adres email. Dodatkowo istnieje opcja zaprezentowania struktury organizacyjnej. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć kto jest kim i jakie panują zależności.

Dodatkowe funkcjonalności:

• elektroniczne składanie wniosków dopasowanych do potrzeb firmy,
• zarządzanie nieobecnościami, podgląd dostępności innych pracowników,
• tworzenie listy wydarzeń,
• realizowanie ankiet.

Ekonto – dokumenty na zawołanie

Ekonto to aplikacja, dzięki której pracownicy mogą szybko znaleźć gotowe do pobrania wzory dokumentów, wniosków urlopowych i oświadczeń ZUS oraz PIT. Umożliwia wgląd do wszystkich informacji związanych z aktualnym zatrudnieniem. Pracownicy bez problemu mogą sprawdzić poprawność danych osobowych, rachunków bankowych oraz obecnej umowy. Mogą również pobrać listy i paski wypłat oraz rozliczenia czasu pracy. Platforma zbiera wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, a pracownicy mają do nich dostęp o każdej porze z dowolnego miejsca na świecie.

Ekonto pozwala na szybki przepływ informacji związanych z dokumentami dotyczącymi zatrudnienia, dzięki czemu procesy biurokratyzacji zostają ograniczone do minimum.

Komunikacja wewnętrzna nie może być postrzegana jako zbędny element, ponieważ prawidłowy obieg informacji w dużej mierze przekłada się na rozwój firmy. Zaangażowani pracownicy wykonują swoje zadania dużo bardziej efektywnie, nie tracą czasu na wewnętrzne konflikty i pomagają budować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz. To jakie narzędzia będą wykorzystywane w procesie komunikacji zależy wyłącznie od indywidualnych potrzeb firmy.

Klaudia Cichocka – Młodszy Specjalista ds. Marketingu Grupy Progres

Więcej wpisów

Dla większości z nas sukces zawodowy ma wielkie znaczenie, jednakże oznacza coś innego – awans, wyższe zarobki, uznanie naszego otoczenia. I tutaj powstaje kluczowe pytanie – ile jesteśmy w stanie poświęcić aby zadowolić swoje „ego” lub co gorsze czyjeś ambicje? Dlaczego zadaję takie pytanie? Skłonił mnie do przemyśleń pewien reportaż, na który natknęłam się późnym wieczorem oglądając telewizję. Głównym bohaterem był młody mężczyzna w wieku ok. 35 lat, który niestety ale pogubił się w swoich wartościach. Praca, którą wykonywał dawała mu dużo satysfakcji, jednakże na pewnym etapie zawodowym zapragnął więcej – w jego przypadku więcej pieniędzy. Rozpoczął wyścig z czasem: więcej zamówień, więcej obowiązków, więcej pracy a doba nadal ma 24 godziny i trzeba znaleźć czas na jedzenie i sen. Rozwiązanie znalazł w internecie – nootropy czyli tzw. smart drugs. I tutaj pozwolę sobie zrobić mały wywód „naukowy”. Codziennie każdy z nas zażywa takie środki – pijąc kawę, herbatę, jedząc tabletki z żeń-szenia, czekoladę etc. Nasz organizm naturalnie wytwarza substancje chemiczne, które działają pobudzająco, jednakże co się stanie jeżeli wprowadzimy leki nootropowe wytworzone chemicznie? Jakie mają działanie? Na krótki dystans bardzo pozytywne, ponieważ poprawiają pamięć, kreatywność, szybkość zapamiętywania i koncentrację. Są używane w leczeniu lekkich zaburzeń dotyczących zachowań. A przy długotrwałym stosowaniu? To zależy od danego organizmu, ponieważ każdy reaguje inaczej na poszczególne składniki. Dla bohatera reportażu zakończyło się to bardzo źle – nie mógł spać, nie jadł, chodził zdenerwowany, nie mógł zebrać myśli, gorączkował. Cała historia miała swój finał w szpitalu, gdzie trafił z wyniszczeniem organizmu. Zalecenia? Wizyta u specjalisty, zbudowanie nowej diety, analiza kariery zawodowej, tego jak do tego doszło i zbudowanie swojego życia na nowo.

Dlaczego o tym piszę? Rozwijajmy się, zdobywajmy góry, bądźmy spełnieni, ale nie zatracajmy się w tym. W życiu nie chodzi o to, aby zatracić się w pracy – niech ona będzie częścią naszego życia, spełnionego życia. Czasami warto wyjść z biura i pójść do parku, spotkać się z przyjaciółmi i porozmawiać o domu, pogodzie i życiu. Cieszmy się tym co mamy, bo w pewnym momencie każdy z nas zatrzyma się i zweryfikuje co mu pozostało. Wyznaczajmy sobie i innym granice. Nie musimy robić od razu dużych kroków, zacznijmy od małych postanowień: sztywne godziny pracy, spotkań, odbierania telefonów, odpisywania na maile. Na początku będzie trudno. Pojawi się stres, obawy ale gwarantuję, że po 2 – 3 tygodniach poczujesz ulgę. Skupisz się na sobie, rodzinie, swoich zainteresowaniach i zaczniesz odpoczywać po pracy, bo przecież po to z niej wychodzisz.

Katarzyna Czapiewska – Kierownik Projektów Rekrutacyjnych Grupy Progres

Więcej wpisów