Elektroniczne formy komunikacji z pracownikami
Dlaczego komunikacja wewnętrzna jest ważna?
Komunikacja wewnętrzna wpływa na motywację zatrudnionych. Dobrze poinformowany pracownik czuje się ważną, integralną częścią całej firmy, nie tylko zespołu, z którym współpracuje na co dzień. Zaczyna utożsamiać się z reprezentowanymi wartościami oraz misją, a praca staje się dla niego czymś więcej niż tylko sposobem na zarabianie pieniędzy. Skuteczna komunikacja pozwala wyeliminować plotki i niedomówienia, które bardzo często stają się przyczyną konfliktów. Warto pamiętać, że spory w zespołach wpływają negatywnie na funkcjonowanie całej firmy.
Błędy w komunikacji są więc przyczyną negatywnej atmosfery, która rzutuje nie tylko na spadek efektywności pracowników, ale także na wizerunek firmy na zewnątrz. Z badań wynika, że większość kryzysowych sytuacji w zakresie PR ma miejsce z powodu kroków podejmowanych przez byłych zatrudnionych.
Dlaczego?
Pracownicy coraz częściej dzielą się swoimi opiniami nie tylko z rodziną i znajomymi, ale także w Internecie – na profilach w mediach społecznościowych albo forach. Z kolei zadowolony pracownik może pomóc stworzyć pozytywny wizerunek na zewnątrz. Skuteczna komunikacja przyczynia się również do zwiększenia lojalności wśród pracowników.
Poza tym, dzięki prawidłowemu obiegowi informacji, możliwe jest szybsze podejmowanie decyzji, lepsze planowanie działań oraz kontrolowanie postępów w realizacji wykonywanych zadań. Pracownicy posiadający rozległą wiedzę na temat funkcjonowania różnych obszarów firmy są w stanie efektywniej wykonywać swoje zadania.
Zasady komunikacji wewnętrznej
- Postaw na system dopasowany do potrzeb.
Nie ma jednego uniwersalnego systemu komunikacji. Każda firma musi wypracować swoje własne zasady, które odpowiadały będą jej potrzebom. Pod uwagę należy wziąć przede wszystkim wielkość firmy oraz grupę odbiorców. Zupełnie inaczej proces będzie przebiegał w kilku osobowej firmie a inaczej w międzynarodowej korporacji. Działania należy również dostosować do branży i posiadanych zasobów.
- Rozmawiaj
W wielu przedsiębiorstwach komunikacja przybiera formę monologu. Informacje przekazywane są w postaci emalii lub powiadomień. Ważne jest dostarczenie miejsca w którym pracownicy mogą wyrazić swoją opinię czy zadać pytanie, np. poprzez opcję komentarzy lub wiadomości prywatnych na platformie internetowej.
- Zadbaj o wystarczającą ilość informacji.
Zbyt duża ilość wiadomości może przytłoczyć. Często dochodzi do sytuacji, gdy pracownik zamiast wykonywać swoje zadania stara się połapać w docierających do niego komunikatach. System komunikacji ma pomóc w codziennej pracy, a nie ją utrudniać.
Połącz firmę siecią
Przykładem internetowej platformy usprawniającej komunikację wewnętrzną w firmie jest Intranet. Jedną z zalet serwisu jest możliwość przesyłania komunikatów do konkretnych grup odbiorców. Dzięki temu wiadomości mogą docierać do osób, które są nimi faktycznie zainteresowane. Pozwala to na personalizowanie komunikatów i jeszcze lepsze ich przyswajanie.
Dzięki wykorzystaniu mechanizmów mediów społecznościowych platforma jest miejscem, gdzie pracownicy chętnie angażują się w komentowanie, wymianę wiadomości i dzielenie się informacjami.
Poza tym Intranet daje również możliwość zamieszczenia informacji dotyczących pracowników. Każdy posiada profil, na którym zaleźć można podstawowe dane takie jak stanowisko, numer telefonu czy adres email. Dodatkowo istnieje opcja zaprezentowania struktury organizacyjnej. Pracownicy mogą lepiej zrozumieć kto jest kim i jakie panują zależności.
Dodatkowe funkcjonalności:
- elektroniczne składanie wniosków dopasowanych do potrzeb firmy,
- zarządzanie nieobecnościami, podgląd dostępności innych pracowników,
- tworzenie listy wydarzeń,
- realizowanie ankiet.
Ekonto – dokumenty na zawołanie
Ekonto to aplikacja, dzięki której pracownicy mogą szybko znaleźć gotowe do pobrania wzory dokumentów, wniosków urlopowych i oświadczeń ZUS oraz PIT. Umożliwia wgląd do wszystkich informacji związanych z aktualnym zatrudnieniem. Pracownicy bez problemu mogą sprawdzić poprawność danych osobowych, rachunków bankowych oraz obecnej umowy. Mogą również pobrać listy i paski wypłat oraz rozliczenia czasu pracy. Platforma zbiera wszystkie potrzebne informacje w jednym miejscu, a pracownicy mają do nich dostęp o każdej porze z dowolnego miejsca na świecie.
Ekonto pozwala na szybki przepływ informacji związanych z dokumentami dotyczącymi zatrudnienia, dzięki czemu procesy biurokratyzacji zostają ograniczone do minimum.
Komunikacja wewnętrzna nie może być postrzegana jako zbędny element, ponieważ prawidłowy obieg informacji w dużej mierze przekłada się na rozwój firmy. Zaangażowani pracownicy wykonują swoje zadania dużo bardziej efektywnie, nie tracą czasu na wewnętrzne konflikty i pomagają budować pozytywny wizerunek firmy na zewnątrz. To jakie narzędzia będą wykorzystywane w procesie komunikacji zależy wyłącznie od indywidualnych potrzeb firmy.
Klaudia Cichocka – Młodszy Specjalista ds. Marketingu Grupy Progres
Więcej wpisów
Jak zrekrutować duże wolumeny pracowników w krótkim czasie?
Zapotrzebowanie na zatrudnienie dużej grupy pracowników w krótkim czasie to wyzwanie, przed którym stają przedsiębiorstwa produkcyjne, logistyczne i budowlane. Nie da się ukryć, że nawet najbardziej rozbudowane działy HR mogą mieć problemy ze sprostaniem temu zadaniu. Presja czasu, nadmiar obowiązków i formalności — to wszystko sprawia, że szybka rekrutacja dużych wolumenów pracowników staje się bardzo trudna. Ale czy niemożliwa? Na pewno nie wtedy, kiedy zajmuje się tym agencja pracy.
Jak zachęcić pracowników do wypowiadania się?
Skuteczna i pozytywna komunikacja jest bardzo ważnym aspektem każdej organizacji, zwiększa satysfakcję pracowników i w sposób korzystny napędza funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Możliwość dialogu może pomóc w zrozumieniu i zdefiniowaniu oczekiwań pracowników oraz wpłynąć na zwiększenie efektywności pracy zespołu. Dobre relacje ze współpracownikami oraz rozwój zdrowej kultury organizacyjnej ma korzystny wpływ na współpracę, która staje się kluczową umiejętnością w organizacjach. Jeżeli pracujesz w „cichym’’ biurze i pracownicy są niechętni, aby wyrażać swoje zdanie, przyjrzyjmy się bliżej kilku wskazówkom dotyczących tego, jak przerwać ciszę i zachęcić pracowników do wypowiadania się.
Wymagający Klient/Kandydat – jak z nimi współpracować?
W branży usług rekrutacyjnych naszymi „klientami” są Firmy i kandydaci poszukujący/nieposzukujący zatrudnienia. Wiadomo, rynek pracy jest trudny, oczekiwania interesariuszy zmieniają się. Raz szala wymagań przechyla się na stronę jednych, raz drugich. Można zadać sobie pytanie czy klient/kandydat WYMAGAJĄCY oznacza zawsze trudnego? Wiele zależy od naszego podejścia do wyzwań.