W ostatnim czasie spotykamy się z częstą zmianą przepisów związanych z obszarem kadrowo-płacowym. Jest to wynik nie tylko zmieniającego się ciągle rynku pracy, ale również stanu epidemii i nowych sytuacji, z jakimi przyszło się wszystkim mierzyć. Te nieustanne zmiany powodują, że na osobach zajmujących się tą dziedziną spoczywa bardzo duża odpowiedzialność, a dodatkowo wymóg monitorowania zmian i dokładania wszelkich starań, aby działać zgodnie z literą prawa.

Poprzez obsługę kadrowo-płacową rozumie się przede wszystkim:

• proces naliczania wynagrodzeń (przygotowywanie list płac w oparciu o różne formy zatrudnienia zgodnie z aktualnymi przepisami prawa),
• przygotowywanie dokumentacji do ZUS/GUS/PFRON,
• obsługę PPK,
• przygotowywanie dokumentacji związanej z zatrudnieniem (umowy o pracę, umowy cywilnoprawne) oraz jej prowadzenie i przechowywanie,
• reprezentację firmy przed instytucjami zewnętrznymi ZUS/PIP/US,
• oraz szereg innych czynności związanych z bieżącą obsługą pracowników/zleceniobiorców.

Co daje firmie outsourcing usług kadrowo-płacowych?

Katalog zalet korzystania z usługi payroll jest szeroki. Jako kluczowe można wymienić zarówno oszczędność finansową, jak i oszczędność czasu. Zlecając tę część zadań firmie zewnętrznej zatrudniającej profesjonalistów, zyskuje się środki, które należałoby przeznaczyć na zatrudnienie w wewnętrznych strukturach dedykowanej grupy specjalistów. Dodatkowo budżet firmy nie zostaje obciążony kosztami związanymi z dostosowywaniem oprogramowania do aktualnych wymogów prawnych. Firma zlecająca usługi na zewnątrz eliminuje również ryzyko rotacji pracowników odpowiedzialnych za obsługę procesów kadrowo-płacowych, a co za tym idzie – nie jest obciążona procesem rekrutacji oraz wdrożeniem nowej osoby.

Kolejną korzyścią jest gwarancja bezpieczeństwa i poufności danych. Firma, która decyduje się na świadczenie usług payroll musi bowiem zadbać o ochronę danych osobowych oraz tych związanych z wynagrodzeniami zatrudnionych osób.

Warto również podkreślić, że to na firmie świadczącej usługi outsourcingu spoczywa obowiązek płynnego, rzetelnego oraz terminowego sporządzania list płac, przesyłania dokumentów do ZUS, PFRON, GUS, czy US. Pozwala to skupić się klientom na strategicznych dla nich działaniach i minimalizuje ryzyko błędu czy kar finansowych związanych z nieterminowym lub nieprawidłowym spełnieniem obowiązków wynikających z przepisów prawa pracy lub ubezpieczeń społecznych.

Czy outsourcing usług niesie jakieś ryzyko?

Kiedy będziemy analizować plusy i minusy outsourcingu usług kadrowo-płacowych to oczywiście pojawią się na horyzoncie pytania o ewentualne ryzyka. Czy można mieć gwarancję, że reprezentująca nas firma nie popełni błędu i na pewno zrealizuje obowiązki wynikające z ustawy w terminie?

Odpowiedź jest prosta: tak, jeśli bardzo rozważnie wybierze się firmę oferującą takie usługi. Grupa specjalistów, którym zostanie powierzona obsługa kadrowo-płacowa, powinna cechować się rzetelnością i dokładnością.

Podsumowując: usługa payroll niesie za sobą mnóstwo korzyści. Pozwala na wyeliminowanie szeregu niechcianych zadań, przy jednoczesnej gwarancji, że będą one wykonane rzetelnie i terminowo. Zapewnienie kontaktu z grupą specjalistów z zakresu kadr i płac dodaje firmom poczucie bezpieczeństwa i stały dostęp do informacji. W konsekwencji klienci zyskują czas, aby skupić się na rozwoju i udoskonalaniu podstawowej i kluczowej dla przedsiębiorstwa działalności.

Izabela Lubińska – Kierownik Działu Kadr i Płac 

Przeczytaj również: Zasiłek chorobowy a okres wyczekiwania

Więcej wpisów

Jak przedstawisz spółkę w jednym zdaniu zupełnie obcej osobie?

Firma ogólnopolska i lider na rynku pracy tymczasowej.

Jakie Twoim zdaniem było największe wyzwanie dla firmy na przestrzeni tych lat?

Największym wyzwaniem dla firmy jest umiejętne dostosowywanie się do wymagającego i ciągle zmieniającego rynku. Zadanie nie jest łatwe ze względu na dużą konkurencję oraz nieustanne zmiany w przepisach. To wszystko wymaga od firmy dużej elastyczności i gotowości do działania. Kiedy połączymy to z dokładaniem wszelkich starań, aby jakość świadczonych usług była zawsze na najwyższym poziomie szukanie nowych rozwiązań wymaga dużego nakładu pracy.

Czego życzysz firmie i jej pracownikom

Zarówno firmie, jak i pracownikom życzę tego, aby nie tracili zapału i energii do ciągłego rozwoju. Aby każdy dzień przynosił nowe wyzwania. Jednocześnie chciałabym, aby sytuacja związana z rynkiem w trakcie pandemii lub po pandemii trochę zaczęła się stabilizować, abyśmy mogli czynić plany biznesowe patrząc w przyszłość.

18 lat to dużo czy mało?

Dużo. Nadal jest to większa część mojego życia ?.

Z punktu widzenia firmy i bardzo dynamicznego rynku pracy tymczasowej to również dużo. Duża ilość energii, pomysłów oraz nakładów pracy wnoszonych przez 18 lat i całe zespoły ludzi, pozwoliły uzyskać pozycję jednego z liderów w branży. Przez okres 18 lat firma bardzo mocno się zmieniła i rozwinęła. Można śmiało powiedzieć, że osiągnęła pełnoletniość i dojrzałość przez ten okres.

Lubię pracę w Grupie Progres, ponieważ…

Każdego dnia uczy mnie czegoś nowego. Lubię dynamikę pracy, która nie pozwala na nudę, a różnorodne sytuacje, z jakimi spotykamy się w pracy w Dziale Kadr i Płac wymagają ciągłego pogłębiania wiedzy. Taki charakter pracy bardzo mi odpowiada, ponieważ pozwala na rozwój.

Oprócz powyższych aspektów lubię pracę w Grupie Progres, ponieważ poznałam tutaj super ludzi. Stworzyliśmy zgrany zespół, który dzięki temu, że wspiera się wzajemnie, jest bardziej efektywny.

Przeczytaj również: Jak wyglądał początek Twojej pracy w Grupie Progres?

Więcej wpisów

Obowiązek podlegania ubezpieczeniu chorobowemu

W zależności od tytułu obligującego do objęcia ubezpieczeniom społecznym, ubezpieczenie chorobowe może być obowiązkowe lub dobrowolne.

Ubezpieczeniu chorobowemu obowiązkowo podlegają m. in. pracownicy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę (również tymczasową), członkowie rolniczych spółdzielni produkcyjnych czy osoby odbywające służbę zastępczą. Pełna lista osób obowiązkowo podlegającym ubezpieczeniu chorobowemu została określona w art. 6 ust. 1 pkt 1, 3 i 12 Ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych.

Dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego mogą przystąpić m.in. osoby wykonujące pracę na podstawie umowy zlecenia,  umowy o świadczenie usług, osoby prowadzące pozarolniczą działalność gospodarczą. Pełną lista osób określa art. 6 ust. 1 pkt 2, 4, 5, 7b, 8 i 10 Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych.

Co istotne, dobrowolnie do ubezpieczenia chorobowego mogą się zgłosić jedynie osoby, dla których obowiązkowe są ubezpieczenia emerytalno-rentowe (w konsekwencji również ubezpieczenie wypadkowe). Oznacza to, że osoba zatrudniona na podstawie umowy zlecenia (lub inna mogąca przystąpić do ubezpieczenia chorobowego dobrowolnie), która jednocześnie posiada inny tytuł do ubezpieczeń (np. pracuje na rzecz innego podmiotu na podstawie umowy o pracę) i osiąga z tego tytułu minimalne wynagrodzenie z przeliczeniu na pełen etat (tj. w 2020 r. – 2600,00 zł brutto), nie może zgłosić się do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego. Wynika to z faktu, iż w opisanej sytuacji z tytułu umowy zlecenia podlega jedynie obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu.

Do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego można się zgłosić w terminie 7 dni od daty powstania ogólnego obowiązku ubezpieczenia (tj. od momentu rozpoczęcia obowiązywania umowy o świadczenia usług, rozpoczęcia prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej itp.) lub w dowolnym momencie, z zastrzeżeniem, że w takiej sytuacji zgłoszenie nastąpi najwcześniej od dnia złożenia wniosku.

Świadczenia pieniężne z ubezpieczenia chorobowego

1. Zasiłek chorobowy – przysługuje ubezpieczonemu, który stał się niezdolny do pracy m.in. z powodu choroby, przebywania w szpitalu lub innym zakładzie leczniczym, stacjonarnym zakładzie lecznictwa odwykowego w celu leczenia uzależnienia alkoholowego lub wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów.

Wysokość zasiłku:

• 80% podstawy wymiaru zasiłku – stawka podstawowa,
• 100% podstawy wymiaru zasiłku – niezdolność przypadająca w okresie ciąży, powstała wskutek wypadku w drodze do pracy/z pracy lub powstała wskutek poddania się niezbędnym badaniom lekarskim przewidzianym dla kandydatów na dawców komórek, tkanek i narządów oraz zabiegowi pobrania komórek, tkanek i narządów,
• 70% podstawy wymiaru zasiłku – za okres pobytu w szpitalu.

Zasiłek chorobowy przysługuje za okres trwania niezdolności do pracy, nie dłużej jednak niż przez 182 dni. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy niezdolność powstała w okresie ciąży lub została spowodowana gruźlicą – wówczas okres zasiłkowy wynosi maksymalnie 270 dni.

2. Świadczenie rehabilitacyjne – przysługuje ubezpieczonemu, który wyczerpał limit zasiłku chorobowego i nadal jest niezdolny do pracy, jednakże dalsze leczenie lub rehabilitacja lecznicza rokują odzyskanie zdolności do pracy.

Wysokość świadczenia:

• 90% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego – przez okres pierwszych 3 miesięcy,
• 75% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego – pozostały okres,
• 100% podstawy wymiaru zasiłku chorobowego – w przypadku niezdolności do pracy przypadającej w okresie ciąży.

Maksymalny okres pobierania świadczenia rehabilitacyjnego to 12 miesięcy. Decyzję w tej sprawie wydaje lekarz orzecznik Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.

3. Zasiłek wyrównawczy – przysługuje ubezpieczonemu pracownikowi ze zmniejszoną sprawnością do pracy, którego wynagrodzenie uległo obniżeniu wskutek poddania się rehabilitacji zawodowej w celu adaptacji lub przyuczenia do określonej pracy.

4. Zasiłek macierzyński – przysługuje ubezpieczonym przez okres ustalony przepisami Kodeksu pracy jako okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego oraz urlopu ojcowskiego.

Wysokość zasiłku:

• 100% podstawy wymiaru zasiłku – okres urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego oraz urlopu ojcowskiego; 6 tygodni urlopu rodzicielskiego w przypadku urodzenia jednego dziecka przy jednym porodzie; 8 tygodni urlopu rodzicielskiego w przypadku urodzenia większej ilości dzieci przy jednym porodzie; 3 tygodnie urlopu rodzicielskiego w przypadku przyjęcia jednego dziecka na wychowanie,
• 60% podstawy wymiaru zasiłku – pozostały okres urlopu rodzicielskiego.

Istnieje możliwość, aby pracownica otrzymywała zasiłek w wysokości 80% podstawy wymiaru (zamiast standardowego rozkładu 100% i 60%). W takiej sytuacji powinna złożyć pracodawcy wniosek o udzielenie urlopu rodzicielskiego w pełnym wymiarze bezpośrednio po urlopie macierzyńskim.

5. Zasiłek opiekuńczy – przysługuje ubezpieczonemu, który został zwolniony od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki nad dzieckiem lub innym członkiem rodziny.

Przykładowe sytuacje, w których przysługuje zasiłek opiekuńczy:

• nieprzewidziane zamknięcie żłobka, klubu dziecięcego, przedszkola lub szkoły, do których uczęszcza dziecko w wieku do ukończenia 8 roku życia, a także w przypadku choroba niani, z którą rodzice mają zawartą umowę uaktywniającą lub dziennego opiekuna sprawujących opiekę nad dzieckiem,
• poród lub choroba małżonka ubezpieczonego lub rodzica dziecka stale opiekującego się dzieckiem do ukończenia 8 roku życia, o ile poród lub choroba uniemożliwia temu małżonkowi lub rodzicowi sprawowanie opieki,
• opieka nad chorym dzieckiem do ukończenia 14 lat,
• opieka nad chorym dzieckiem legitymującym się orzeczeniem o znacznym stopniu niepełnosprawności do ukończenia 18 lat,
• opieka nad innym chorym członkiem rodziny.

Pełna lista przypadków, w których przysługuje prawo do zasiłku opiekuńczego została wykazana w art. 32 i 32a tzw. „ustawy zasiłkowej”.

Wysokość zasiłku opiekuńczego: 80% podstawy wymiaru zasiłku.

Damian Smukała – Specjalista ds. Kadr i Płac

Przeczytaj również: Obowiązek udzielenia urlopu w wymiarze 14 dni kalendarzowych

Więcej wpisów

Jak zmieniała się firma na przestrzeni lat?

To ogromna zmiana. Firma jest kilkanaście razy większa, pracuje kilka razy więcej osób, działamy na znacznie większym terenie i jesteśmy ciut starsi?. Kilkanaście lat temu, kiedy zaczynałam pracę w Grupie Progres byliśmy nieokrzesani, wszyscy wszystkiego musieliśmy się nauczyć, poznać. Obecnie nie mam wątpliwości, że jesteśmy dojrzałą organizacją z doświadczonym zespołem, który jest gotowy na osiąganie ogromnych sukcesów.

Co wspominasz najlepiej?

Najlepsze wspomnienia związane są z wyjazdami rocznymi, na których mamy okazję spotkać się z wszystkimi pracownikami firmy w jednym miejscu, wymienić opiniami, porównać doświadczenia oraz spędzać czas na dobrej zabawie. Na zawsze w mojej pamięci pozostanie również tygodniowa podróż autem przez Ukrainę w połowie stycznia. Jechaliśmy tam w celu poszukiwania partnerów do rekrutacji pracowników ukraińskich. Przed wyjazdem umówiliśmy spotkania w 15 różnych miastach, w ciągu tygodnia przejechaliśmy ponad 4500 km.

Podróży towarzyszyły ekstremalne warunki pogodowe, ale ekipa najlepsza?.

Jak wyglądał początek Twojej pracy w Grupie Progres?

Początek… Zaczęłam pracę w Grupie Progres pod koniec stycznia 2007 roku. Pierwsze biuro w Łodzi właśnie się otwierało, nie mieliśmy kompletu mebli, pierwsze dni pracy to biurko skonstruowane z pudełek po butach BHP, a za siedzisko służyły nam komplety odzieży roboczej. Otwarcie biura w nowej lokalizacji związane było z rozpoczęciem współpracy z dużym Klientem w Łodzi, dlatego od samego początku mieliśmy masę pracy -to były czasy, kiedy w biurze był 1 komputer, dlatego drukowaliśmy sterty CV i przez co najmniej 6 godzin dziennie dzwoniliśmy do osób, które zgłosiły się do pracy. Nigdy wcześniej nie spędzałam tyle czasu na rozmowach telefonicznych, a wtenczas miałam jeszcze telefon z abonamentem na minuty.

Pracę rozpoczynałam równocześnie z sesją zimową na studiach stacjonarnych- pogodzenie wszystkiego było ogromnym wyzwaniem, w szczególności, że nie mieliśmy kompletu koordynatorów u naszego kluczowego Klienta, dlatego przez 2 tygodnie lutego poza bieżącymi obowiązkami, koordynowałam pracę zleceniobiorców na nocnej zmianie…

Pierwsze miesiące w Grupie Progres były ciężkie zarówno fizycznie jak i psychicznie, ale mocno mnie zahartowały?.

Lubię pracę w Grupie Progres, ponieważ…

Mam przestrzeń by działać zarówno w ramach zespołu, a także indywidualnie. Moja praca to nie tylko działanie, ale również tworzenie, wymyślanie nowych rozwiązań, pomysłów- nigdy nie ma nudy.

Czego nauczyło Cię dotychczasowe doświadczenie w Grupie Progres?

Cierpliwości, pokory, wychodzenia ze swojej strefy komfortu, tego czym jest zaangażowanie, determinacja i jak bardzo ważny jest zespół. Wyciągania wniosków z porażek, radzenia sobie z przeciwnościami oraz satysfakcji z realizacji ambitnych planów, a także radości z każdego sukcesu.

Przeczytaj również: Grupie Progres i jej pracownikom życzę…

Więcej wpisów

Co Twoim zdaniem świadczy o dojrzałości firmy?

Stabilność finansowa, rozpoznawalność na rynku.

Lubię pracę w Grupie Progres, ponieważ…

Ponieważ lubię zespół, w którym pracuję. Świetna atmosfera daje mi dużo energii.

Czego życzysz firmie i jej pracownikom?

Firmie życzę więcej tak pozytywnych pracowników i kolejnych dobrych 18 lat, a pracownikom wytrwałości w codziennych zadaniach.

Co jest największą siłą firmy?

Największą siłą tej firmy są ludzie ?

Jak wyglądał początek Twojej pracy w Grupie Progres?

Zaczynałem jako asystent. Miała być to praca dodatkowa na miesiąc wakacji, a pracuję już ponad 7 lat ?

Przeczytaj również: Lubię pracę w Grupie Progres ponieważ…

Więcej wpisów